Historia

egeasy es una herramienta software cuya primera versión se puso en explotación en 1997 y que ha continuado evolucionando exitosamente hasta hoy. Actualmente da soporte a diferentes servicios del Gobierno de Canarias entre los que cabe destacar el Servicio Canario de Empleo, la Consejería de Presidencia, Intervención General y Delegadas de la Consejería de Hacienda o la Agencia Canaria de Evaluación y Acreditación Universitaria.

Historia

El desarrollo de la herramienta egeasy se inició en 1997 en el proyecto de mejora del Sistema de Información del antiguo Instituto Canario de Formación y empleo, entrando en producción durante el año 1999. Desde esta primera versión la herramienta ha estado orientada hacia el desarrollo dirigido por modelos (Model Driven Architecture) como solución arquitectónica para permitir una fácil adaptación a los cambios y modificaciones que sufren los sistemas de información que sustenta.

Una vez puesta en marcha esta primera versión, y después de un tiempo de maduración, analizar las debilidades que presentaba así como para adaptarse a las nuevas tecnologías que se consolidaron de forma definitiva a principios del 2000 (UML, patrones de diseño, Internet como entorno de trabajo, etc) se inició el desarrollo de la segunda versión de la herramienta. En 2002 se pone en producción esta segunda versión, adaptándose a las necesidades de múltiples organismos públicos que actualmente gestionan su sistema de Información con la herramienta egEasy. Desde entonces, un flujo constante de optimizaciones y actualizaciones ha mejorado significativamente las capacidades y cualidades de la herramienta, que la hacen idónea para convertirse en el entorno de gestión de su organización.

En nuestro afán por estar con las últimas tendencias en la ingeniería del software y mejorar la calidad y capacidad de la herramienta, actualmente esta en fase de análisis una nueva versión de la herramienta que sigue los principios que han marcado el desarrollo de la misma: flexibilidad, fiabilidad y eficiencia.

Descripción

Fundamentalmente, esta herramienta está concebida para dar soporte a los procesos internos de un servicio facilitando:

• La construcción de un sistema de información en muy poco tiempo y con un coste muy bajo
• La transformación de los procesos ante posibles cambios, tanto tecnológicos como funcionales que se produzcan como consecuencia de nuevas necesidades
• El despliegue de una infraestructura tecnológica plenamente adaptada al negocio y con una calidad de servicio análoga a la que pueden optar otros servicios
• La interoperabilidad digital para que un servicio pueda cooperar y colaborar con otros servicios
• La integración con otros sistemas informáticos a través de una plataforma de interoperabilidad

Uno de los fundamentos esenciales de egeasy es la gestión mediante procesos. El concepto básico de proceso es el de un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Esta definición es a su vez aplicable a las actividades mencionadas considerándolas subprocesos. La gestión mediante procesos supone un cambio importante en la percepción que la organización tiene de sí misma.

La visión centrada en los procesos además facilita la organización y ejecución del trabajo en función de los servicios concretos que se prestan a los clientes permitiendo focalizar los objetivos, el esfuerzo y los resultados en los procesos que aportan valor. Además, al sistematizar completamente la forma de trabajar en la organización, se pueden optimizar la utilización de los recursos y mejorar la calidad de servicio a los clientes.

Para sistematizar la forma de operar en una organización es necesario desarrollar modelos operacionales. Un modelo operacional define la forma con la que una organización va a proporcionar los servicios a sus clientes gestionando óptimamente los recursos de los que dispone.

Automatización basada en modelos

El objetivo fundamental en la automatización de cualquier organización es mejorar la efectividad y productividad sin incrementar costes o recursos. No obstante, en la actualidad, la automatización de sistemas de información se enfrenta a continuos cambios en las tecnologías de implementación, lo que implica realizar esfuerzos importantes en el diseño de la aplicación, en la integración de las diferentes tecnologías que van apareciendo, y en el mantenimiento, para adaptar la aplicación a cambios en los requisitos y en las tecnologías de implementación.

El desarrollo basado en modelos proporciona una solución para minimizar el impacto que se genera cuando se producen cambios de negocio y de tecnología permitiendo construir aplicaciones independientes de la plataforma. Durante el desarrollo se generan modelos en los que se recoge la lógica del dominio del problema sin considerar detalles tecnológicos. Posteriormente estos modelos pueden transformarse o interpretarse para su ejecución en plataformas específicas.

En la arquitectura de egeasy se aborda la construcción de sistemas de información desde esta aproximación, separando explícitamente la lógica de funcionamiento del servicio de su implementación tecnológica. De esta forma garantizamos la flexibilidad, tanto desde el punto de vista tecnológico como organizacional, del sistema resultante.

Aunque los procesos son muy importantes ya que describen a nivel operacional como se desarrolla el trabajo en un servicio, no describen aspectos importantes como los documentos que son necesarios para llevar a cabo una tarea o qué documentación de entrada y salida. En egeasy el modelado abarca tanto el modelado documental como el modelado de procesos.

La aproximación al modelado que se propone se presenta en tres vistas: la visión externa que ofrece el negocio, la visión interna de cómo se desarrolla el negocio y la visión de cómo se resuelven tecnológicamente determinados aspectos del modelo.

La automatización del servicio es un ciclo continuo de mejora que consiste en siete actividades básicas:

1. Estudiar y diseñar el funcionamiento del servicio
2. Modelar el servicio
3. Implementar los modelos operacionales
4. Poner en funcionamiento los modelos operacionales
5. Monitorizar el funcionamiento
6. Analizar las incidencias y determinar las causas
7. Adaptar los modelos operacionales

egeasy da soporte a todo este proceso aportando mecanismos que permiten:

• Facilitar el modelado y la adaptación de los modelos de negocio
• Acelerar la implementación y reduciendo sus costes. Este es uno de los pilares de la flexibilidad ya que se elimina la barrera de poder modificar las aplicaciones en cualquier momento.
• Reducir la curva de aprendizaje, es decir, permitir que el personal pueda adaptarse rápidamente a una nueva forma de funcionamiento de la organización.
• Ayudar a llevar un seguimiento de las incidencias y facilitando su análisis.

Familias de procedimientos

Para la mejora continua en el servicio es necesario realizar una revisión completa de la forma de operar en la organización partiendo del modelo actual para lograr otro modelo que suponga un mejor funcionamiento con mayor eficacia, menos costes y aporte más información de gestión.

Para ayudar en esta mejora continua, una estrategia se basa en localizar e identificar patrones que se repitan en varios servicios. La regularidad en familias de procedimientos similares en su naturaleza jurídico-administrativa permite proporcionar catálogos reusables para el diseño de sistemas de información; evita la reiteración en la búsqueda de soluciones a problemas ya conocidos y solucionados anteriormente; ayuda a formalizar un vocabulario común y estandarizar la forma en que se modela; y facilita el aprendizaje condensando conocimiento ya existente.

En general, una familia de procedimiento contiene un esquema simplificado de los procedimientos administrativos, incluyendo su tramitación, documentación de entrada y de salida, información básica para la tramitación e información a proporcionar al ciudadano. egeasy da soporte a la realización de familias de procedimientos para su utilización como modelo de partida en la reingeniería de un servicio. Introduciendo pequeños cambios en la documentación de entrada y salida del servicio, es posible construir fácilmente un sistema de información para tramitación de expediente.

Arquitectura

Desde un punto de vista arquitectónico, egeasy da respuesta a la cuestión de cómo realizar una combinación adecuada del modelado al nivel de abstracción de la organización con un soporte de integración middleware basado en servicios. Además esta solución aporta mecanismos que aseguran la alineación estratégica de los modelos operacionales con los modelos operacionales y tecnológicos subyacentes.

La arquitectura de egeasy incorpora una herramienta para realizar el modelo operacional de cualquier servicio del Gobierno y una plataforma de ejecución de dichos modelos. Las herramientas de modelado proporcionan mecanismos basados en UML que permiten expresar fácilmente la lógica de los modelos; mientras que la plataforma de ejecución permite que dichos modelos puedan ponerse en explotación.