Tarea I: Creando una oficina sin papeles

Construir una aplicación paso a paso

Hasta ahora, los usuarios del Registro utilizan el software sólo para introducir o consultar datos, sin realizar ningún trámite ni llevar a cabo un procedimiento administrativo.

Supongamos que la organización ofrece becas para la realización de estudios en el extranjero. Estas becas las gestiona el Servicio de Ayudas y Subvenciones. Los interesados deben presentar las solicitudes en el Registro de Entrada y Salida. Un auxiliar del Registro revisa la documentación y, en caso de faltar algo, elabora un requerimiento para el interesado. Este requerimiento debe firmarlo el jefe de servicio del Registro.

Una vez la documentación esté completa, se remite al Servicio de Ayudas y Subvenciones quien resuelve la beca por el procedimiento de concurrencia sin concurso; es decir, que todos aquellos interesados que cumplan con los requisitos recibirán la beca.

Al recibir la documentación, un técnico del Servicio de Ayudas y Subvenciones comprueba la documentación para ver si el interesado cumple con los requisitos. A continuación, procede a elaborar resolución positiva (o negativa). La resolución la deben firmar el jefe del Servicio de Ayudas y Subvenciones y el director de la organización.

Una vez firmada, la resolución se remite al Registro, donde un auxiliar se encarga de darle salida. El procedimiento se puede resumir en el siguiente diagrama.

Procedimiento de concesión de becas

¿Qué nos hace falta?

Para implementar este workflow, primero debemos identificar los ítems de información y, a continuación, definirlos en el sistema. Analizando, vemos que necesitamos cuatro objetos diferentes:

• Entrada, para las tareas de Registrar entrada de documentación y Comprobar documentación. Este tipo ya lo tenemos definido.
• Requerimiento, para las tareas de Elaborar requerimiento y Firmar requerimiento.
• Resolución positiva y Resolución negativa, para las tareas de Elaborar resolución positiva/negativa, Firmar propuesta de resolución, Firmar resolución y Registrar salida de documentación.

Además, todos los documentos relacionados con una solicitud deben almacenarse en alguna parte. Para ello, definiremos también el tipo Expediente de beca.

Por último, debemos definir dos nuevas habitaciones, donde se enviarán sus tareas específicas: la Oficina de Ayudas y Subvenciones y la Oficina de dirección.

Definir los escritos

Definimos el requerimiento de documentación con dos componentes: una componente escrito, para la plantilla del documento, y una componente formulario, para los campos firma.

tipo [Requerimiento de documentación] es contenedor
    [Escrito] es documento
        -plantilla_documento = "Req 001.rtf";
    fin

    [Datos generales] es formulario
        [Firma del escrito] es firma
    fin
fin

Siguiente tarea

• Tarea J: Importar la base de datos de terceros de otra aplicación

Véase también

• Tarea A: Libros y registro de entrada y salida
• Tarea B: Mejorando la numeración del registro
• Tarea C: Evolucionando la introducción de datos
• Tarea D: Validar la introducción de datos
• Tarea E: Utilizar el registro como un almacén de documentación
• Tarea F: Abriendo el registro al resto de las oficinas
• Tarea G: Evitando la repliación de código
• Tarea H: Emitir certificados de documentación