Diferencia entre revisiones de «Tarea I: Creando una oficina sin papeles»

Revisión del 12:53 12 ene 2009

Construir una aplicación paso a paso

Hasta ahora, los usuarios del Registro utilizan el software sólo para introducir o consultar datos, sin realizar ningún trámite ni llevar a cabo un procedimiento administrativo.

Supongamos que la organización ofrece becas para la realización de estudios en el extranjero. Estas becas las gestiona el Servicio de Ayudas y Subvenciones. Los interesados deben presentar las solicitudes en el Registro de Entrada y Salida. Un auxiliar del Registro revisa la documentación y, en caso de faltar algo, elabora un requerimiento para el interesado. Este requerimiento debe firmarlo el jefe de servicio del Registro.

Una vez la documentación esté completa, se remite al Servicio de Ayudas y Subvenciones quien resuelve la beca por el procedimiento de concurrencia sin concurso; es decir, que todos aquellos interesados que cumplan con los requisitos recibirán la beca.

Al recibir la documentación, un técnico del Servicio de Ayudas y Subvenciones comprueba la documentación para ver si el interesado cumple con los requisitos. A continuación, procede a elaborar resolución positiva (o negativa). La resolución la deben firmar el jefe del Servicio de Ayudas y Subvenciones y el director de la organización.

Una vez firmada, la resolución se remite al Registro, donde un auxiliar se encarga de darle salida. El procedimiento se puede resumir en el siguiente diagrama.

Procedimiento de concesión de becas

¿Qué nos hace falta?

Para implementar este workflow, primero debemos identificar los ítems de información y, a continuación, definirlos en el sistema. Analizando, vemos que necesitamos cuatro objetos diferentes:

• Entrada, para las tareas de Registrar entrada de documentación y Comprobar documentación. Este tipo ya lo tenemos definido.
• Requerimiento, para las tareas de Elaborar requerimiento y Firmar requerimiento.
• Resolución positiva y Resolución negativa, para las tareas de Elaborar resolución positiva/negativa, Firmar propuesta de resolución, Firmar resolución y Registrar salida de documentación.

Además, todos los documentos relacionados con una solicitud deben almacenarse en alguna parte. Para ello, definiremos también el tipo Expediente de beca.

Por último, debemos definir dos nuevas habitaciones, donde se enviarán sus tareas específicas: la Oficina de Ayudas y Subvenciones y la Oficina de dirección.

Definir los escritos

Definimos el requerimiento de documentación con dos componentes: una componente escrito, para la plantilla del documento, y una componente formulario, para los campos firma.

tipo [Requerimiento de documentación] es contenedor
    [Escrito] es documento
        -plantilla_documento = "Req 001.rtf";
    fin

    [Datos generales] es formulario
        [Firma del escrito] es firma
    fin
fin

Hacemos lo mismo para las resoluciones. En este caso, como las resoluciones la firman dos personas, debemos incluir dos campos firma, uno para la propuesta y otro para la resolución.

tipo [Resolución positiva] es contenedor
    [Escrito] es documento
        -plantilla_documento = "Res 001.rtf";
    fin

    [Datos generales] es formulario
        [Firma de la propuesta] es firma
        [Firma de la resolución] es firma
    fin
fin

tipo [Resolución negativa] es contenedor
    [Escrito] es documento
        -plantilla_documento = "Res 002.rtf";
    fin

    [Datos generales] es formulario
        [Firma de la propuesta] es firma
        [Firma de la resolución] es firma
    fin
fin

Definir el Expediente de beca

Cada vez que se inicie un trámite de beca, abriremos un expediente en el que se recogerá toda la documentación relacionada con el trámite. Este expediente tendrá un número (asignado automáticamente) que identificará el trámite y una fecha de alta que indicará la fecha en la que se inició el trámite. Asimismo, tendrá un vínculo a la Entrada que dio lugar al trámite.

Crearemos el expediente con dos componentes: una componente para el formulario de datos y otra para la colección en la que se almacerán todos los documentos.

tipo [Expediente de beca] es contenedor
    [Datos generales] es formulario
        [Nº de expediente] es timbre
            -certificado.valor = [&Valor_secuencia];
            -certificado.secuencia.nombre = "STR$EXPEDIENTE"; 
            -certificado.secuencia.longitud = 5; 
        [Fecha de alta] es fecha
        [Solicitud] es vinculo
            -vinculo.definicion = [Entrada];
            -vinculo.etiqueta = [Datos generales].[Número] + " (" + [Datos generales].[Remitente]->[Datos generales].[Nombre/Razón social] + " " +  [Datos generales].[Remitente]->[Datos generales].[Apellidos] + ")";
            -vinculo.valores = $matriz([Libro de entrada].[Contenido]);
    fin

    [Documentos] es coleccion
        -nombre_tabla = "TC$EXPEDIENTE_BECA";

        contiene [Requerimiento de documentación]
        contiene [Resolución positiva]
        contiene [Resolución negativa]

        columna [Nombre]
            -columna_bd.nombre = "DOCUMENTO";
            -origen = [&Nombre];
    fin
fin

Definir la Oficina de Ayudas y Subvenciones

Definir la Oficina de dirección

Siguiente tarea

• Tarea J: Importar la base de datos de terceros de otra aplicación

Véase también

• Tarea A: Libros y registro de entrada y salida
• Tarea B: Mejorando la numeración del registro
• Tarea C: Evolucionando la introducción de datos
• Tarea D: Validar la introducción de datos
• Tarea E: Utilizar el registro como un almacén de documentación
• Tarea F: Abriendo el registro al resto de las oficinas
• Tarea G: Evitando la repliación de código
• Tarea H: Emitir certificados de documentación